7.1.24 Bestyrelsesmøde
Til stede: Lars, Eddie, Vibeke, Nina, Jens og Heidi.
Referent: Heidi
Dagsorden:
1: Gennemgang referat 30.11.23
2: Kasserer
A: Vand 2022
B: Budget 2024
3: Honorar bestyrelsesarbejde
4: Personsager
5: Vurdering / salg
6: Generalforsamling forberedelse
7: Liste vedr. tilsyn
8: Kommunikation
9: Næste møde + Evt.
Ad 1: Gennemgang af referat 30.11.23
Godkendt.
Ad 2: Kasserer
A: Der har i 2022 været betalt 27.000,- kr. for meget for vand, som ikke er refunderet. Beløbet for vand i 2022 var ang. dobbelt så stort som alle øvrige år. Der har været kontakt til Din Forsyning og Kommunen men korrespondancen stoppede december 2022. Den nye bestyrelse i 2023 har ikke været klar over fejlen og der er derfor ikke gjort mere siden da.
Lars og Vibeke tager kontakt til Din Forsyning for at få sagen bragt i orden.
B: Budgettet gennemgås og rettes til. Fremlægges ved Generalforsamling i februar.
Vedr. økonomiservice er denne post ret bekostelig, hvorfor der indhentes tilbud mhp. at udføre opgaven billigere. Jens og Eddie indhenter tilbud.
Vibeke tjekkere om vi har noget opsigelse ved Økonomiservice.
Ad. 3: Honorar bestyrelsesarbejde
Der er tidligere vedtaget et samlet honorar på kr. 11.500,- som fordeles således:
Formand kr. 3.500,-
Næstformand kr. 2.500,-
Kasserer kr. 2.500,-
Øvrige medlemmer kr. 1.500,-
Det tages op på Generalforsamling om dette beløb kan hæves med kr. 500 ekstra pr. Medlem, dvs. salt kr. 14.000,-
Udbetalingen sker hvert år i februar.
Ad 4: Personsager
FORTROLIGT
Ad 5: Vurderinger og salg
Der er p.t. 2 haver til salg - have 148 og 60.
Mågeparken 22 er i december solgt til Sally Lodberg - velkommen til.
Der er 2 haver mere på vej til at blive vurderet i nærmeste fremtid.
Ad 6: Generalforsamling
Dagsorden godkendes og udsendes senest 14 dage før afholdelse (dvs. senest 8.2.24).
Eddie skaffer tilbud vedr. opretning/renovering af stierne.
Jens og Eddie skaffer tilbud på nyt økonomisystem.
Heidi skriver til Mogens vedr rolle som ordstyrer.
Annette (Stormgade 134) har godkendt rollen som referent.
Ad 7: Tilsyn fra kredsen og kommunen 23.10.23
Alle haver med “kommentarer” blev kontakte i december.
Der sendes d.d. mail retur til kredsen med modkommentarer til disse.
Ad. 8: Kommunikation
Det kan være svært at have overblik over e-mails, da alle 5 medlemmer af bestyrelsen har adgang til denne konto.
Det vedtages at vi fortsætter med alle at have adgang, men man sætter et “flag” når man er igang med en korrespondance. Håber det kan lette overblikket.
Send aldrig en e-mail fra kontoen uden underskrift med navn.
Messenger gruppen bestyrelsen imellem, skal kun bruges til vigtig information så som mødeindkaldelse osv.
Der er derfor lavet en mailgruppe, som skal bruges til kommunikation i dagligdagen.
Alle spørgsmål til foreningen fra have lejere skal ske på e-mail til bestyrelsen_hfparken@outlook.dk. Ingen henvendelser fra have lejere på messenger.
Send e-mail og gerne med att. hvis der sendes spørgsmål specifik til 1 af de 5 i bestyrelsen eller vurderingsmanden.
Ad 9: Evt.
Heidi har lavet års rul forslag.
Heidi sender e-mail den 10.1.24 til alle have lejere med reminder om følgende:
Indkaldelse til Generalforsamling.
Nordea forslag.
Synlig husnummer ved alle havelåger til hver enkelt have.
Byggesager : På opfordring sendte vi e-mail rundt vedr. byggesager der evt. ikke er godkendt endnu. Vi blev bombarderet og mistede desværre overblikket.
Derfor - Har du en godkendt byggeansøgning og er dit byggeri færdigt men du har ikke fået ibrugtagningstilladelse? Send da den godkendte byggeansøgning inkl. tegninger til bestyrelsen på bestyrelsen_hfparken@outlook.dk - så anmoder vi om besigtigelse mhp. ibrugtagningstilladelse.
Ønsker en have lejer at sælge sit hus, aftales et møde med Heidi og / eller Vibeke mhp. forretningsgangen. Derefter udarbejdes salgspapirer og dato for underskrift aftales.
Foreningen ønsker i 2024 at gøre mere for fællesskabet i form af tiltag med konkurrencer, “bog bytte skab” i Fælleshuet, dans, foredrag etc.
Lars anmoder Heidi om at tage fat i kredsen mhp om hun vil følge op på spørgsmål fra kursus i “Jura for bestyrelser” vedr. ændringer i “foreningsvedtægter” via kredsen. Disse er ikke opdateret siden 2019 og ændringer vil skulle i høring i foreningerne og godkendes på disses Generalforsamling.
Forsikringer: 3 haver ønsker at opsige Indbo og kasko. Heidi sender e-mail til forsikringsmægler.
Police nr. er påført på hjemmesiden.